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记住这5招!办公室工作人员做好会议记录如此简单!

2021-01-27| 来源:北辰遴选

一、 会议前的准备工作

记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备,以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

记录人员应尽可能地提前了解会议信息,比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫,才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。

在纸上预先写下记录框架,以便做记录时有的放矢,不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点,避免遗漏关键信息。

当参会者陆续进入会议室,记录者应该把之前准备好的名单拿出来逐一核对。要是发现其中有些不认识的人,就要请会议组织者帮你介绍一下。弄清楚谁是谁,对接下来的记录工作很有帮助。

二、 会议记录的详细内容

(一)记录会议的基本情况。

主要有:会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名,会议人数不多,可一一写上。会议人数多,可以只写他们的职务,也可只写总人数。如是工作例会,可只写缺席人的名字和缺席原因。

(二)记录会议的内容。

它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。

(1)摘要记录。一般会议只要求重点记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。

所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。

(2)详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。

会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。

三、 会议记录应该突出的重点

(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;

(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;

(3) 权威人士或代表人物的言论;

(4) 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;

(5) 会议已议决的或议而未决的事项;

(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。

四、会议记录技巧

【一快】即书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。

【二要】即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。

【三省】即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如\"但是\"只记\"但\",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

【四代】即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。

五、倾听的注意事项

1.【耳到心到】要做到“耳到”,就是无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的胃口,记录人员都必须调整好自己的状态,全身心投入聆听。

2.【苦练坐功】记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能始终正襟危坐。同时还要坐得住,不鞥呢轻易离席,随便进出会场,不然会中断记录内容;也不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。

3.【排除干扰】记录人员的手机可设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关的电话,无观电话一律不接。若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。

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