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办公室主任的“办规则”

2021-09-16| 来源:北辰遴选

办公室是机关的枢纽,是领导的“左右手”和“参谋部”,办公室工作事无巨细、繁杂多乱。办公室主任要处理好繁杂的具体事务,必须遵循应有的办事规则。

一是繁中把握规律。

办公室工作千头万绪、任务繁多,但对办公室主任来说,没有大小事之分,只有抓的角度的不同。做好办公室工作要把握一根主线,即办公室主任要胸怀全局,对任何一件事情,都要从大局上来谋划、处理,要考虑到各方面的因素,分清主次、深浅、难易,有的放矢地制定目标、解决问题。

像值班、政务接待、会议安排、办公用品的分配等,虽说是小事,但稍有不慎就会造成矛盾,甚至捅大娄子。因此,办公室主任要时常做到头脑冷静、思想敏锐、考虑周到、处事妥当。

二是杂中把握重点。

办公室工作杂乱、琐碎,办公室主任安排工作、处理问题时,要避免眉毛胡子一把抓,要分清上下、轻重、缓急。

首先要吃透上情。要按领导的意图办事,这样才会有方向,心里才会有底。

其次要有规矩。不管事情多么杂乱,该请示的要请示,该汇报的及时汇报,该拍板的要果断拍板,切忌忘乎所以,随心而为。

再次,要知轻重。要避免力量平均使用,重要工作没抓住,次要工作用劲过了头。最后要分清缓急。几项工作同时需要你处理时,你心中必须有一张清晰的运行图,根据当前的形势、工作的重要性、对方级别的高低,及时、冷静、有条不紊地安排、解决问题。

三是协调中坚持原则。

办公室的主要工作之一,就是搞好协调,需要协调的有上下级之间的关系、机关内部科室之间的关系、领导班子成员之间的关系、同级部门之间的关系等。

办公室主任讲究工作艺术,因人因事施法是对的,但不能当好好先生,要柔中有刚,带着感情做工作,特别是在大是大非面前,要立场坚定、坚持原则。否则,一味追求“和为贵”,别人就不把你当回事,就会失去威信,协调也就苍白无力,工作将一事无成。

四是急事沉着应对。

办公室经常性、程序化的工作很多,但急事和突发事件,也时常出现。办公室主任面对急事和突发事件,要做到冷静分析,根据领导要求和有关规定以及平时掌握的情况,及时拿出意见和建议;要一边向领导请示,一边按要求协调机关单位或科室,一边组织力量进行处置,一边按领导要求向有关部门或上级单位汇报,四者同时进行;要做到心中有数、胸有成竹、指挥若定,不能头脑发热,乱表态、胡许愿。

五是难中挺身而出。

办公室工作中,会遇到许多为难事、危难事、难以预料的事。面对这些,作为领导助手的办公室主任,要做到不回避、不后退,敢于冲在前面,做到不管事情多难,心里始终牢记办公室主任的职责,将个人名誉、荣辱置于脑后。要委曲求全,义无反顾,勇于担责,替领导分忧解难。

六是任劳任怨。

办公室是一个奉献的岗位,工作做好了没人知道,有了失误,谁都可以指责。因此,办公室主任需要具有奉献精神,具备较高的思想水平、较强的受过忍责的心理素质,和不事张扬的稳重作风,抓大事坚持原则,不怕得罪人,抓小事不显山露水。

办公室是一个特殊的科室,既有领导重视和信任的优势,也有工作的繁杂、协调的艰辛,但只要高标准、严要求,肯下功夫、花时间,就一定能做好办公室工作。

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