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应急文稿怎么写?

2021-03-29| 来源:北辰遴选

实际工作中,材料工作者经常接触分量重的“大稿”,也时不时需要起草“短急重”的材料。时间紧,任务重,这更考验材料工作者的能力和心理素质。

步骤一:充分领会意图,抓住行文主旨

领导的意图包括总体性意图和具体性意图、明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图。

只有充分领会这些意图,才能更好地抓住行文的主旨,否则很可能白忙一场。

一般来说,材料起草者应至少对这些问题了然于胸:

领导交办材料的目的是什么,

材料要阐述的基本观点是什么,

要解决的主要问题是什么,

受文对象和发送范围是什么等等。

在领导交代意图时,手不能停。要迅速动笔,将其主要观点记录下来,防止相关要求出现遗漏。有时候领导要求起草“短急重”材料,也是根据上级紧急文件、电话等要求而下达的,可通过查阅相关文件、电话记录以及询问知情人等方式,深入了解意图。

起草前,要静心思考。领导交代工作意图,往往局限于原则性的指导,粗线条的轮廓。因此,起草者在接受材料任务之后,还要进一步精心思考,拓展思维,以便准确领会、理解和把握领导意图的精神实质。

步骤二:快速调动日常积累的资料,

核心是“套用”

充分的准备,足够的素材,是写好“短急重”材料的基础。接到任务后,考验的就是材料工作者快速调动日常积累的资料的能力。这种能力的核心诀窍就是“套用”。

① 结构套用法

在时间紧迫、来不及创新构思的情况下,完全可以从结构布局上参考、借鉴或套用某些现成文稿的框架。

比如,机关单位的工作报告或工作汇报材料,在内容布局上通常有4个部分:

1. 工作情况及所取得的成绩、进展;

2. 工作中初步探索和积累的经验及体会;

3. 存在的问题及不足;

4、今后的打算及对上级的建议、请求。

② 观点套用法

在写作中可以根据需要整句、整段套用一些基本观点及精辟论述,既省时省力,又能提升文稿层次,体现理论性和时代性。

例: 

绿色发展,须以“绿色文化”驱动;

对外开放新格局,须以“开放文化”催生;

城市群建设,须以“城市文化”打底。

③ 材料套用法

不同的材料来自三个方面:

综合型的“坐底”文稿。如各省市县每年召开的人代会形成的文件资料,在年度内可以作为全面工作或者某一方面工作的基础资料,这类资料中的阐述、论证、例子、数据、结论等往往可以抽出来使用。

材料工作者的“资料库”,如单位基本情况材料、基本数据汇总、专题讲话材料等等。

材料工作者的“头脑库”,如日常收集的情况汇报、调查研究材料等等,可以调出来对号入座。

④ 改装套用法

材料工作者以往写过的文字材料中,不乏有体例、内容等与本次应急写作要求类似的,在紧急情况下可拿出来使用。

可以切割重组。按照最新要求搭好新的框架之后,把所需用“材料块”适度加工,重新组合使用。

也可以调整顺序。在内容详略、布局轻重、次序先后等方面加以调整,或在原框架里加入一些最新实例、数据等。

当然,这里绝非教人投机取巧,而是帮助有深厚写作功底的材料工作者在紧急情况下提升效率,更加得心应手。

步骤三:关键在修改,既要有高度,又要注意细节

材料不管要得多急,都要经过修改这一关。

短急重的材料,可能因“套用”和加工,容易写不出彩,下面以一段文字稿的第一稿和第四稿为例,看如何修改能提升文稿高度,兼顾场合。

第一稿:

作为全省欠发达地区的开发区,我们的发展基础、经济结构和产业层次相对落后,对科技创新有着更为强烈的渴求和期盼,深刻认识到只有依靠科技创新,才能在新一轮发展中后发赶超,与先进发达地区站在同一起跑线上同台竞争。

此稿讲述了科技创新的背景和原由(全省欠发达、产业基础相对落后),并说明了科技创新的目的和希望(后发赶超、赢得竞争)。

第四稿:

作为全省欠发达地区的开发区,要解决发展基础、经济结构和产业层次落后的问题,只有科技创新,也只有这样一条路,才能与兄弟开发区站在同一起跑线上比肩发展、跨越提升。

改动前后有啥变化?

1. 从只说问题,到谈到怎么解决问题。

文稿中把“我们的发展基础、经济结构和产业层次相对落后”改为“要解决发展基础、经济结构和产业层次落后的问题”,实现了从更加积极的角度来论述,且更有力地表达了稿件本身的意思:推动解决这个问题。

2. 从感性认识上升到理性认识,更体现方向性、战略性。

文稿中把“对科技创新有着更为强烈的渴求和期盼”改为“只有科技创新别无选择”,前一句表述属于低级的感性认识,改后表述属于高级的理性认识,而且表意更准确,更到位,把科技创新的思路性、方向性、战略性体现得更为充分。

“短急重”材料虽然篇幅不长,但容易因时间紧任务重而出差错。下面,为大家总结了细节修改应该特别注意的几点:

时间。这是行文的一个基本要素,不能有误。但我们写材料的过程往往会用到“去年、今年、明年”这样的时间代词,特别是12月份与1月份,核对不好就可能出现时差一年的错误。

地点。小到开会发个通知,大到上报专题报告,经常出现。当年中原会战,冯玉祥的一个作战参谋,拟制作战命令时,误把“沁阳”写成“泌阳”,导致军队作战方向发生错误,最终落败。所以,文稿中要特别注意核对地点。

人物。文稿中务必核实好人名和职务。

数字。这是比较敏感的,比如调查报告中的各类情况的百分比,还是要本着负责的态度,认真统计,如实上报。涉及财务报表之类的,更需要小心。此外,在材料中用到的,不是自己熟悉的,最好要和相关部门核实清楚。

政策。涉及政策、规章制度方面的内容应该与党和国家的方针政策、法律法规,符合上级单位的制度要求相符合。

引文。材料中引用的讲话、资料等一定要进行核实,出处、含义都要清楚明了,不能张冠李戴或者与原文有出入。

格式。每一类公文都有固定的格式,字体、字号、名头、落款、印章等都有统一的要求,不能随心所欲。

3.考虑听众角色,更加兼顾听众感受。

文稿中把“才能与先进发达地区站在同一起跑线上同台竞争,实现在新一轮发展中后发赶超、换道超越”改为“才能与兄弟开发区站在同一起跑线上比肩发展、跨越提升”,体现了对各地参会同志的尊重和友好,“兄弟开发区”一词更让参会同志增加亲切感和关联感,“比肩发展”已经包含了竞争发展的意思,但更有携手并肩、团结进步的情意在里面,“跨越提升”是大家共同的目标,大家一起好起来,多好!(来源:微信)

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