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把好发文入口关,这“三步”很关键

2021-03-25| 来源:北辰遴选

把好发文入口关,能从源头上减少发文数量、消除文件稿潜在的程序和内容方面问题,从而提高文件办理质量和效能。把好发文入口关,我体会应注重三个步骤。

观其大略,快速抓住审核要点

(一)发文依据是否充分。审核发文依据是否充分,即确定是否须由本机关发文。为贯彻上级文件精神抓好工作落实而制发文件,以及上级文件明确要求制发文件的,一般上行下效,参照发文;为推动当地经济社会发展而制发文件的,应根据职责权限确定。

(二)文风要求是否符合。严格执行精简文件改进文风的相关规定,对是否确需发文、篇幅要求是否达标、配套落实上级文件举措是否务实管用等,要严格把关。严控文件篇幅,除事关长远和全局的重大部署外,政策性文件不超过4500字。贯彻落实上级文件,倡导结合实际提出针对性、实效性和操作性强的措施,照抄照搬上级文件的审核不予通过。

(三)相关程序是否完备。对涉及财政资金、机构编制、队伍建设、评选表彰奖励、任务分工等方面事项的文件稿,审核相关部门是否达成一致意见;对政府部门代拟需党政联合发文的规范性文件稿,审核是否经政府法制工作机构审查并出具书面意见;对属于涉及全局的重大决策部署类文件稿、领导同志明确要求提请党委常委会会议研究的文件稿和配套上级文件且上级文件经党委常委会会议研究的文件稿,审核是否经党委常委会会议研究通过。同时,要审核每份文件稿是否有拟稿部门负责同志的签字,主管领导是否有明确批示意见。

(四)体例结构是否恰当。要熟悉各文种的定义和适用范围,审核是否正确运用文种、文种与文件稿体例格式是否相符,比如,办法、规则、细则等规范性文件一般应使用条款形式表述。对于文件稿的篇章结构,要审核是否逻辑严密、层次清晰、主次分明。

规范流程,着力完善办理机制

(一)提出办理意见。对发文理由不充分和属于精简文件明确规定不发文的,予以退回;对该征求意见而未征求或征求不全面的、应由相关会议审议而未提请上会的、相关领导未签批的等文件稿,要求拟稿部门完备程序后再报审;对篇幅超标的、配套上级文件时结合实际内容达不到要求的、文种与体例格式不相符或篇章结构不合理的,要求拟稿部门修改完善,符合条件后再报审。

(二)及时请示报告。视情况将办理意见及时向领导汇报请示,特别是对于拟退文的和急着发文但程序不完善、内容需修改的文件稿,填写《公文文稿审核反馈意见表》,注明办理意见和理由,报领导审批,以赢得主动、避免失误。

比如,有一次我市某部门提请以市委办公室名义印发一个工作方案,且时限要求紧急,鉴于该文件稿涉及多个部门职责但未征求意见,我们提出尽快征求意见后再发文,并及时向领导汇报。按照领导要求,我们一边立即着手审核,一边协调拟稿部门快速征求意见,最终文件及时出台且程序完备。

(三)书面予以反馈。《公文文稿审核反馈意见表》经领导审批后,加盖公文审核专用章,以书面形式反馈拟稿部门。由于办理意见和理由一目了然,拟稿部门在看到反馈意见表后一般都能认同接受。此外,反馈表上注明了办理时间、领导审批时间、拟稿部门经办人签名和领取时间,工作进度一目了然。

主动服务,积极做好后续工作

(一)细致解释。书面反馈办理意见后,还应耐心细致地做好解释工作,告知对方文件稿未通过审核的原因。

一方面,应敢于“唱黑脸”,用上级政策要求和本级制度规定去说服对方,使其了解并认同发文要求。2019年依据“基层减负年”相关要求,我们制定了“发文十项负面清单”制度,退文时将其作为依据,均得到妥善处理。另一方面,换位思考,以亲和的态度感化对方。曾经几次与拟稿部门沟通,因各持己见,局面一度僵持,我们反躬自省,真正做到动之以情、晓之以理,最终化解了不愉快,达到了沟通目的。

(二)合理建议。对退件的,主动为拟稿部门出谋划策,帮助其用恰当方式推进工作;对需完善程序的,指出快速完善程序的可行路径;对需大幅修改的,向拟稿部门说明如何改,帮助想办法、出主意。比如,有一次,因对文件稿内容作了较大改动,需重新征求意见,但该文件要在会议上下发且会议时间已定,考虑到涉及部门较多,可能时间来不及,我们提出以召开座谈会的方式征求意见,既保证程序完备,又不贻误工作。

(三)热心参与。在必要的情况下,对于需完备程序、修改完善的文件稿,还应主动参与其中,与拟稿部门加强沟通,为其提供便利。比如,重要的政策性文件,一般涉及多个职能部门,有时单靠拟稿部门难以解决意见分歧,这时我们会报领导同意,通过开展公文审核调研论证的形式,协调好各方面关系。(作者系河南新乡市委办公室法规室主任)

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